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物流軟件 - 專線物流系統方案

  該方案應用對象:

  零擔/整車專線貨運物流企業

  省內專線及配送性質物流企業

  貨代貨運站

  綜合類型物流公司

  航空/鐵路/海運運輸物流企業

  中國物流行業發展至今已有一個相當的歷史了,經過不斷進步演化,國家政策支持,促使了現代物流的輝煌,大勢看好,從事物流行業的老板也是與日俱增,由此也形成了前所未有的競爭力,優勝劣汰趨勢嚴重,也給風控能力差的物流企業帶來了經濟危機。

  隨著信息化時代的發展和普及,現代物流行業也在逐步轉軌,改變原有的經營模式,力爭提高物流效率和質量,創造良好的企業形象。但是對于意識滯后的老板想與之相提并論也幾乎沒有什么可比性,這就拉大了兩者的距離,靠人工填寫托運單的物流企業也在逐步倒閉淘汰。他們想要反敗為勝,就必須意識到并加強自己的薄弱環節。

  現代物流公司存在的問題在于,運輸成本控制不當,動力資源整合不夠,給運營和進步帶來了很大的難度,但是,借助技術先進的物流軟件來管理,就可以扭轉局面,可謂是“山重水復疑無路,柳暗花明又一村”。

  一、整車、零擔專線物流公司的需求與現狀。

  【物流業務操作難】

  貨物運輸是一個看似簡單的物流業務,但是在操作流程上去卻有很多不可缺少的環節,由于壓力大和人工疲憊,導致在不知不覺中就出現錯誤。對于業務量大的物流公司,僅靠人工來管理是遠遠不夠的,盡管如此,依然有很多很多的中小型物流公司在慣用手工單,一方面對電腦不熟悉,另一方面對軟件的學習能力不佳,對軟件使用很不能接受,導致了物流企業的人力資源成本成倍增加,而且還做不好物流。

  【物流管理難】

  專線物流公司最少也是兩個點,由于是異地,管理策略的執行不統一,不能有效進行協調,比如:管理者執行難、靠電話交流存在局限性而且不能了解實際情況、監管不能落到實處等,異地站點間數據不能同步,只能依靠一張手抄的裝車清單完成之后的所有工作,這樣賬可以說是完全一塌糊涂。

  【財務結算難】

  會計制單做賬很繁瑣,因為物流公司異地操作又有關聯性,其收入費用也是兩地或者多地均有,同時又存在財務總賬,所以財務會計在實踐中很難操作。所以就必須要使用物流軟件來解決。

  首先,物流軟件可以制單做賬,數據能共享,并且預警毛利提示等等先進的功能,可以滿足即時運輸成本控制的需求。

  其次,物流軟件自帶智能物流財務模塊,系統內部即可從頭到尾的完成整個物流流程以及財務結算問題,只需要很簡單的操作即可,各種財務報表均能自動生成并且符合標準財務會計報表的要求。

  再次,物流軟件的財務管理不需要專業的財務會計知識,所有人都能操作,全程有很好的智能算法,特別是在財務處理上自動化程度很高。

  最后,物流軟件能夠提供很多財務預警機制,比如:應收未收、催收,整個人工很復雜的財務問題,在軟件卻是一目了然,賬目清晰,可以解決人工錯賬、壞賬、死賬等等問題,不管是對托運人還是往來單位,都不會產生混淆、說不清楚等問題,因為系統會一一記錄在案,結算清單清楚,收款對象明確,原來人工需要一周才能理清楚的財務賬,用上軟件還無需一秒,軟件已經集成了物流財務算法,會自動按要求完成。

  【物流服務低下】

  人工查件難,無法滿足客戶的現代化需要,不能通過網絡進行查件的物流勢必要被淘汰,現代物流要做的業務完全不僅僅只是一個運輸問題。客戶每次來托運都從頭開始,人工不能記住上次的運輸方式、服務方式、運價跟蹤記憶等等,客戶一次不滿意,下次就絕對會找更高效的物流來服務,你丟得起多少客戶呢?所以,不用物流軟件的物流,稱不上現代物流,內部亂得一團糟,最終只是做死的節奏。

  【突破現狀難】

  由于物流行業被看好,物流人也與日俱增,又由于效率低下,服務做不到位,很多沒有實力的物流公司紛紛關門倒閉,雖有少數物流老板機智靈活,但卻不知從何抓起,擔心人員不會電腦,對電腦了解不多,雖然明明知道使用物流軟件是根本的突破現狀的辦法,但是卻又心疼錢。忌看一個對比分析,讓你知道使用物流軟件與傳統人工單的區別,是否值得再做決定。主要存在以下八點:

物流軟件 - 專線物流系統方案

  ●加強運營資產,爭取廣大規模。

  ●加強差異化服務,與同行拉開距離。

  ●立即使用物流軟件,搶先進入信息化管理。

  ●哪里缺少物流就往哪里發展,因為那里需要物流。

  ●重視人才培訓,提高人力資源質量。

  二、物流軟件簡介。

  1、開發辦法

  物流軟件采用了全方位的物流業務管理,并且按傳統式的流程進行組織分類,在算法上做到效率、容錯糾錯,在使用上兼顧了智能化和自動化,由于現代物流很多會充當多個角色,我們對這些物流業務進行了一體化的設計方案,涵蓋了整車/零擔專線、第三方以及貨運代理等等,運輸上也同時兼顧了陸運、海運、鐵路和航空。整體提高物流效率和物流質量,降低了物流運營成本。

  2、模塊設計

  檔案管理、物流業務、財務結算、經營分析、物流跟蹤網站和物流信息平臺。

  三、物流軟件功能。

  從提供的六大模塊不難看出,物流管理和財務管理已經很規范化了。

  專線物流軟件進行了貨運運輸的每個環節管理,同時支持了整車業務和零擔業務;對各個環節進行了掃碼控貨,比如:裝車掃描、卸車掃描、簽收掃描等等,只需要很簡單操作即可實現一一記錄在案;貨運站點能夠獨立運行,并且有獨立的財務賬,同時也提供了財務總賬,僅需做好相應的單據,財務報表均能自動生成,隨時體現物流公司的財務狀況。

  四、物流決策戰略。

  物流軟件提供的不僅僅看似簡單的數據表格,更有其分析價值,以供對未來發展做出更好的選擇。

  1、決策制定

  專線物流運輸最基本的就是點到點運輸服務,這里的需求是要能監管運輸成本,同時要縮短運輸時間,進行提高物流服務質量和效率。

  對于單向運輸業務來說,一個發站,一個是到站,發站有的會涉及到本地代理,物流軟件上更通俗的稱之為本地外包,到站有的會涉及到異地代理,物流軟件上更通俗的稱之為到站中轉。本地代理的情況下,物流軟件能夠自動貨代清單的貨款以及運費是否到付進行自動計算,由于本地代理進行收取后再進行統一結算,最后得出抵銷代理費用后的應付金額,由于到付運費的情況居多,而且貨款通常也不是一個小數字,所以可能會出現負數,是指本地代理還需要給我結款,而不是我們要付款給本地代理公司。

  到站在進行異地代理業務時,同理也會根據代理清單進行統一結算,短途配送也是如此,由送貨司機進行到付運費和貨款的收取,最后與派送司機進行統一結算,派送司機由物流軟件提供配送明細表,以供高效完成物流配送。

  自提貨物到達到站后,物流軟件將自動把物流跟蹤信息發布到物流網站以供客戶隨時在線查件,同時也可以通過短信通知收貨方,都不使用的情況下,還可以通過自提通知表逐個打電話通知收貨人前來自提。

  ●內部運營成本控制的方法

  最好的經營就是將利潤實現最大化,這可以通過兩個基本點來完成,一方面需要盡可能提高貨運運輸價格,但是僅僅這樣只是做到很宏觀的一面,而另一面則是要降低運營成本,因為提高貨運價格是有一定限度,過高就會起反作用,所以我們需要通過信息化管理來控制成本,包括人力資源成本以及成本監管和控制等等。

  ●利用好外部資源的方法

  開物流公司之前,我們一定先對市場進行分析和考查,所謂“市場營銷”,就是要先有市場需求,才有得營銷的可能,你想做的物流專線也必需要有市場,絕不能盲目的或者圖方便,甚至是聽到風就地雨的更不行,那樣只會讓你得不償失,然而物流軟件便能統計分析線路利潤,幫你做出更好的線路選擇。

  如果你的物流公司是自有運輸車輛,外部成本還包括油損、油耗和油補,涉及的因素有路程的遠近、道路質量、交通質量和司機技能,一方面我們需要一位有駕駛經驗的司機,而另一位則需要物流軟件的信息化分析,以供我們能更好地監管運輸成本。

  通常你的物流專線也有同行在做,而且還會競爭愈演愈烈,這就需要我們在經營上誠信,服務好客戶,對客戶的承諾就務必兌現,創造良好的企業形象和消費都口碑,只有服務質量能與同行明顯拉開距離,那么你的客戶量才會不斷上升,淘汰做得不好的同行,你就可以獲得更大的市場。

  省內專線通常回貨會明顯減少,這時候我們需要拼車或者找異地貨運代理,或者也可以與同行合作,大家共享一個收貨點,由于回貨少,我們還需要對資源進行更為平衡的分配,比如:在收貨設置財務,這些只是道理,實踐中很難,所以我們需要一套物流軟件來做出系統化的信息管理,讓你從復雜中輕松應付。

  如今的市場說到底就是要靠團隊來做大,在這里其實就是一些合作伙伴,當然是在利益共贏的基礎上達到,共同取長補短,獲得更多的智慧,最終達到大家都利潤可圖。

  2、物流軟件的系統化管理

  物流系統通過分布式網絡架構進行部署,每個站點都有本地數據存儲,并且互相獨立運行,通過數據同步來實現異地聯網,從整體上解決物流公司的一切運營問題和財務問題等。分為以下幾大模塊:

  ●物流網站

  用于給貨主提供信息化的即時服務,貨主可以無需電話即可得知物流狀況,可以通過電腦上網查詢,也可以通過手機進行查件,在網絡信息時代,物流就必需具備實時的、高效的信息自動化共享,同時你的客戶還能通過物流網站在線下單。

  ●存貨控制

  通過物流軟件的存貨監管,物流公司可以更加有效地利用好倉庫,通過信息化報表的分析,我們可以為即將到來的倉儲壓力做好提前的準備工作,讓回有倉庫面積得到充分使用。

  ●線上配貨

  線上配貨是物流軟件提供的一項信息服務,集專線物流運輸信息、貨源信息、車源信息和拼車信息于一站,線下與物流軟件無縫對接,你在此發布你的需求,也能免費獲得供求,通過供需信息化平臺,更高效的降低了人力成本。

  ●承運運輸管理

  運輸管理就是發站、途經站和到站之間的管控,一方面高效地生成承運裝車清單和運輸合同,另一方面可以即時發現運輸成本問題,系統將根據執行的裝車指令實時監控,遇到異常將即時給予警示,保障你的生意只贏不虧。

  ●車輛跟蹤

  物流軟件通過GPS定位實現運輸車輛的實時跟蹤以及運輸軌跡,可以在地圖上實時查看,形象直觀地了解動力運輸情況,另一方面也給貨物進行了信息化的監管。也可以通過手機GPS定位,前提是需要在司機的智能手機上安裝與打開流量。

  ●財務結算管理。

  諸多人工難以應付的財務結算問題,通過軟件得到了高效的解決,比如:應收未收達到某個標準需要進行催收、一單未一次結清需要下次繼續結算、月結的客戶需要多張單批量結算,這些在系統上都得到很好的支持和管理。

  ●下屬網點管理

  網點有自己獨立的財務賬,系統也提供了整個企業的財務總賬,包括資產負債表、現金流量表、利潤表、收入統計和費用統計。分站的收入可以將到付運費過賬到總部,進入到總部的財務賬,出納審核轉賬金額,最終由財務逐一審查票據,做到網點既具有獨立性,又與總部網點存在密不可分的關聯。

  3、流程式的管理模式。

  通過流程式的組織形式,可以形象直觀展示業務發展順序,更便于物流公司使用管理,流程包括業務流程,財務流程以及貨款流程等等,主要包括以下幾點:

  ●網上訂單

  客戶通過網上選擇專線進行下單,訂單會自動下載到系統中,你可以即時與客戶取得聯系,將在線訂單轉到貨物托運憑證中,也可以不轉入即取消未談成的在線訂單,通過網上訂單,通常還為物流公司增加了回頭客,增加了再消費可能。

  ●配貨受理

  配貨主要有本地代理配貨、短途接貨配貨、司機配貨以及異地貨運代理配貨功能,在配貨時,軟件會自動匹配符合的運單,可以進行排序篩選,可以進行批量配貨等,也可以通過PDA來掃描配裝貨物,其目的是通過條碼進行貨差和漏裝控制,避免貨物丟失等情形的發生,同時可以明確知道具體丟失的貨物是什么,屬于哪個貨運單等。

  ●全程預警管理

  自貨運登記受理-運單審核-財務結算-預裝計劃-確認配裝-到貨卸車-客戶簽收-回單返回處理等每個環節,系統都是環環相扣,密切把關,隨時進行分析并智能預警,包括發站未派工接貨超時超量、發站未按時裝車、到站滯留未通知、到站未派工送貨超時、發運后未按時到達等等共計十二環節的智能自動預警提醒。

  ●財務管理

  系統通過審核單據來生成應收應付賬款,通過過賬來核銷并記入收入和費用,同時生成收支流水賬、收支日報表、貨款往來賬、貨代往來賬、司機往來賬以及客戶往來賬等,同時系統集成了規范的物流物流會計科目,包括資產類科目、負債類科目,用戶可以根據自己的實際情況建立銀行賬以及其他收入和費用科目進行管理。

  五、系統方案優勢

  1、可以多個站點互成專線運輸經營,支持多種運輸方式的管理,不同的貨物可以選擇不同的計價方式,每個細節都無微不至的滿足客戶需求

  根據需要可設置多個收貨點,通過遠程登錄進行單據的統一錄入管理,同時支持整車運輸和零擔運輸方式,且能隨時查看貨物收集情況,通過信息化管理來決策最終的運輸模式選擇。

  2、整合發站、到站和在途存貨管理,通過信息化管理來實現決策,提高貨運運輸質量和效率

  整車和零擔運輸得到整合并一體化處理,簡化了業務簡單流程,借助信息化的實時高效共享能力,全力配合物流運輸業務的開展,各站點通過信息化來快速掌握物流狀況。

  3、智能自動算法考慮到每個細節的體驗,整個使用過程輕松快捷

  在流程化的管理模式上沒有強制的必須步驟,系統能智能自動分析你的操作,了解你的操作用途,在每個交互界面都是快捷菜單,你需要的具體功能隨時呼之即來,各種單據支持批量一鍵自動完成,讓使用操作變得極其簡單。

  4、整個物流運輸業務所見即所得

  系統為整個托運設置了多個流程化的運輸狀態,你可以隨時了解運輸進度、運輸壓力和即將需要做的準備工作。解決了傳統物流運輸依靠電話來監管還督促不到位的問題。

  5、個性定制支持、可擴展的自定義字段支持

  系統在設計階段考慮到各種使用體驗需求,采用了支持個性定制的算法模式,你可以自由配置各個功能的數據結構和展現方式,在指定排序依據時,還支持排序列重復數據自動合并,這是我們獨特的開發設計優勢。在每個功能你還可以使用系統預設的自定義,用以管理你的一些非標準數據,同時又能與業務單據關聯掛鉤,可以打造出一個專屬你的自己物流業務的系統。

  6、智能財務模式更懂你

  系統集成了完善的物流財務管理模塊,由于是一體化的設計,與物流業務管理完全是無縫對接,并且支持從物流業務模塊快速結算到財務模塊,這對于一些操作員不懂財務知識的非常有用,一票貨或者一批單據收到款了或者付款了只需在這些單據上通過右鍵快捷菜單,執行自動結算即可,而無需再進入財務模塊進行更專業的做賬處理。

  六、系統價值

  ●多個網點采用分布式的網絡結構,即可以實現信息的實時共享,又可以實現本地化高效操作,解決了純bs或者cs的技術瓶頸問題。

  ●整個系統均采用完全統一的操作模式,只需要你習慣一個功能的使用,即一通百通地順利使用好系統全部功能,而且在使用時系統采用極智能的算法,你直管按你的想法來操作,系統均能知道你的操作目的和意圖。

  ●整個系統通過簡單明了的示意圖導航,整個操作過程是非簡易,檢索無處不在,即便是你需要打開某個功能,隨便輸入一個功能的部分名稱或者拼音碼,所需功能立即為自動找到并快捷調用。

  ●一體化的財務管理模塊支持創建會計科目,除系統預設的物流自有科目外,你還可以通過創建會計科目,來對你的銀行賬、其他收入、其他費用以及員工工資管理等等提供支持。即便是你的經營費用,諸如房租、水電等等,在系統中也能輕松加入管理并進行整體的財務狀況反應,真實體現你的凈利潤。

  七、物流軟件競爭優勢

  專線物流系統方案采用云端存儲和本地存儲的混合技術,解決了常規物流軟件性能低下、數據容量有限的技術瓶頸難題;同時也解決了受互聯網束縛的問題,站點間可以獨立甚至脫機工作。整體我們有3點重要的競爭力:

  1、增加物流公司物流質量和服務水準

  通過技術先進的物流軟件來實現信息共享,你的整個物流業務和物流財務都在這套系統上完成,系統通過上傳下載數據與物流網站進行無縫對接,查件以及在線訂單通過網站來與你的客戶進行互動,提高了物流業務能力和效率,符合信息化時代的發展需求,能適合社會發展對你物流能力的考驗,能在行業競爭中取得明顯的優勢并樹立起優質信賴的物流企業形象。

  2、貨運運輸信息化管理優勢

  整車、零擔專線物流貨運公司借助物流軟件的高效管理,對方站點可以實時、精準的了解在途車輛狀況,預計抵達時間,倉庫要求等信息,使得你的倉儲能力得到有效利用和管理,進一步提升你的物流效率。

  3、提高效率、降低經營成本

  通常人工處理的事務需要花幾天的時間才能完成,并且準確性無法保障,在物流軟件上完成,可以完成不需要時間,你需要什么數據報表,都立即給你而無需等待和復雜的操作;物流軟件可以代替人工完成事務,降低了人力資源成本,提高了人才素質水平,各種成本費用控制,降低了人工漏洞造成的資源浪費。

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